Allgemein

Pflichtangaben in E-Mails

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Wenn Unternehmen im Geschäftsverkehr auftreten, so müssen sie verschiedene Pflichtangaben auf ihren „Geschäftsbriefen“ anbringen. Oftmals wird nicht beachtet, dass der im Gesetz verwendete Begriff des „Geschäftsbriefes“ den gesamten externen Schriftverkehr des Unternehmens umfasst. Sobald sich eine Kommunikation an einen oder mehrere bestimmte Empfänger, also individuell bezeichnete Personen, richtet, müssen verschiedene Pflichtangaben gemacht werden. Die Anforderungen ergeben sich für Einzelkaufleute und Personenhandelsgesellschaften aus §§ 37a, 125a und 177a HGB und für juristische Personen u.a. aus § 35a GmbHG sowie § 80 AktG.

Danach ist erforderlich, dass auf allen Geschäftsbriefen „gleich welcher Form“ die Firma, die Rechtsformbezeichnung, der Ort der Handelsniederlassung bzw. der Sitz, das zuständige Registergericht sowie die Registernummer und bei den juristischen Personen auch noch die Namen aller Geschäftsführer sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrates, soweit ein solcher gebildet wurde, anzugeben sind.

Gerade bei der E-Mail-Kommunikation wird diese Pflichtangabe oftmals nicht beachtet. Dies gilt auch für vom Smartphone oder Tablet versendete E-Mails.

Von den vorgenannten Angaben auf Geschäftsbriefen zu unterscheiden sind die notwendigen Angaben nach § 6 TMG (z.B. auf Webseiten).

Das Fehlen der Pflichtangaben kann vom Handelsregister mit einem Bußgeld von bis zu EUR 5.000,00 geahndet werden. Außerdem können Schadenersatzansprüche sowie Ansprüche aus der sog. Rechtsscheinhaftung entstehen. Gerne können wir Sie hierzu beraten.

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IHR ANSPRECHPARTNER:
Dr. Kerstin Kern

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